Een duidelijke implementatieaanpak waarbij je verder nadenkt dan alleen de uitrol zelf, is essentieel voor een soepele overgang van de oude naar de nieuwe manier van werken. Hieronder de 10 belangrijkste tips voor de implementatie van keuzehulpen, gebaseerd op het verandermodel van Kotter.
Tip 1: Creëer urgentiebesef
Begin met het creëren van een gevoel van urgentie bij het management en de vakgroepen (vooral vakgroep-vertegenwoordigers). Organiseer voor de medische leiders, vakgroepvoorzitters en cliëntenraad een korte en krachtige inspiratiesessie over de effecten van tools als keuzehulpen op passende zorg. Onderbouw de noodzaak met bewijs vanuit onderzoek en gegevens over de voordelen voor patiëntgerichte zorg, samen beslissen en passende zorg.
Tip 2: Stel een visie, strategie en een plan samen
Ontwikkel een inspirerende, herkenbare en gemakkelijk te onthouden visie op het gebruik van keuzehulpen, die aansluit op de visie (zoals passende zorg) van het ziekenhuis. De visie moet benadrukken hoe de keuzehulpen patiënten ondersteunen bij het nemen van weloverwogen beslissingen over hun behandelingen en hoe dit bijdraagt aan passende zorg. Maar ook wat de voordelen voor de zorgverleners zijn, zoals een effectiever consult.
Stel daarnaast het plan op over hoe de keuzehulpen succesvol worden geïmplementeerd.
Tip 3: Draagvlak en een leidend team vormen
Stel een team samen van ambassadeurs en belangrijke stakeholders binnen het ziekenhuis, zoals artsen, verpleegkundigen, polimedewerkers, patiëntenvertegenwoordigers en kwaliteitsadviseurs. Dit team moet een goede mix van invloedrijke personen bevatten die passende zorg/samen beslissen met keuzehulpen kunnen ondersteunen en begeleiden.
Tip 4: Communicatie van de visie, strategie en het plan
Verspreid de visie, strategie, de voordelen en het plan van de keuzehulpen binnen de hele organisatie. Organiseer inspiratiesessies, workshops, presentaties en berichten via intranet en nieuwsbrieven, om medewerkers te informeren hoe het zal bijdragen aan de missie van het ziekenhuis en te zijner tijd de behaalde resultaten. Stel hiervoor een communicatieplan op, o.a. met wat we wanneer communiceren?
Tip 5: Stel capaciteit, tijd, financiële middelen beschikbaar
Capaciteit staat voor de beschikbaarheid van project- en vakgroepleiders, die nodig zijn om het project succesvol uit te voeren. Zonder voldoende capaciteit kunnen zelfs de meest veelbelovende ideeën vastlopen in de uitvoering. Daarnaast speelt tijd een cruciale rol, want vertragingen kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor het succes van het project. Financieel middelen voeden investeringen in de juiste capaciteit en technologie, opleiding en ondersteuning. Dit kan het verschil maken tussen een geslaagd en teleurstellend resultaat.
Tip 6: Stel beslisondersteuning zoals keuzehulpen geïntegreerd in het zorgpad beschikbaar
Keuzehulpen faciliteren Samen Beslissen en goed onderbouwde besluitvorming, wat leidt tot passende zorg. Patiënten krijgen meer grip op hun gezondheid, terwijl zorgverleners genieten van gemak en werkplezier. De keuzehulpen zijn geïntegreerd met het EPD, waardoor ze eenvoudig kunnen worden verstrekt en het resultaat direct zichtbaar is. Bij de opstart van een nieuwe vakgroep kan iemand met ervaring in het gebruik van keuzehulpen vertellen over hun ervaringen.
Tip 7: Stimuleer ontwikkeling van vaardigheden & gedragsverandering
Integreer het gebruik van keuzehulpen in de reguliere processen en protocollen van het ziekenhuis. Samen beslissen is een uitdaging voor zorgverleners vanwege beperkte tijd en de complexiteit van informatieoverdracht. Het is belangrijk dat zorgverleners zich bewust zijn van deze uitdaging en de vaardigheden ontwikkelen om effectief samen te kunnen beslissen met hun patiënten. Training, bewustwording en ondersteuning helpen om deze obstakels te overwinnen en de implementatie van samen beslissen te bevorderen.
Tip 8: Evalueer en deel successen
Het is belangrijk om vanaf het begin te evalueren en de het succes te delen. Sta gedurende het hele proces open voor feedback en wees voortdurend bereid te evalueren en bij te sturen. Beoordeel frequent de resultaten in het dashboard, organiseer regelmatig evaluatiemomenten, en deel de behaalde successen in het ziekenhuis.
Tip 9: Optimaliseren en borgen
Gebruik de geleerde lessen om de toepassing te optimaliseren en benut de behaalde successen om het gebruik van de keuzehulpen verder uit te breiden bij andere vakgroepen. Borg de toepassing als standaard zorg, maak hier afspraken over en stel vast wie hier verantwoordelijk voor is.
Tip 10: Herhaal en benut de kennis van PatiëntPlus
Gedragsverandering heeft continu aandacht nodig. Ook na de introductie zijn de volgende stappen van belang:
- urgentiebesef
- heldere visie en strategie en uitvoer van het plan
- draagvlak en leidend team vormen
- communicatie
- beschikbaarheid van capaciteit, tijd en financiële middelen
- beschikbaarheid van ondersteunende instrumenten
- training van vaardigheden
- evaluatie en delen van succes
- optimalisatie en borging
Bij iedere individuele stap helpen we je graag verder. De afgelopen jaren hebben we veel ervaring opgedaan met implementatie binnen meer dan 50 organisaties. De tips en tricks delen we graag.